ADVANCE ERP

Procesos operativos precisos, para la perfecta gestión de la información.

¿CUÁNTA INFORMACIÓN PASA POR SU EMPRESA?

ADVANCE interpretar esta información y la pone a su disposición como la necesite, es así como todo se conecta, permitiendo trabajar en función de las necesidades particulares de todos los departamentos existentes en su campañia.

Gestión Financiera

Un análisis adecuado de la información permite una correcta toma de decisiones sobre las necesidades de una empresa, utilizando óptimamente los recursos financieros para la consecución de los objetivos propuestos dentro de toda organización.

El sistema de Contabilidad General de Advance, es un repositorio de información al que fluyen, en tiempo real, todas las imputaciones contables que se generan en las distintas áreas de la Organización, facilitando entrega de reportes y consultas financieras necesarias para la toma de decisiones a tiempo.

  • Facilidad para configurar las cuentas contables que intervienen en cada tipo de movimiento como Facturas, Recibos, Egresos, Notas, etc.
  • Flexibilidad en creación y mantenimiento del Plan de Cuentas con múltiples niveles, configurados por el usuario.
  • Libre diseño de reportes financieros como Balance y Estados de Ganancias y Pérdidas.
  • Acumulación virtual de saldos de meses históricos y comparativos entre meses y años.
  • Manejo detallado de documentos, cuentas, terceros y centros de costos con múltiples niveles.
  • Exportación a otros sistemas contables y financieros.
  • Manejo de diferidos contables y generación de la información exógena requerida por ley

La estructura funcional del Sistema Contable Advance le ayuda a registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar los costos de producción, distribución, administración y financiación, para el uso del personal directivo de su Empresa en sus procesos de planeación, control y toma de decisiones.

DMS S.A., está listo para acompañarle durante la preparación obligatoria desde hoy hasta finales de 2014 a la luz del decreto 3022 del 2013 (marco normativo para entidades del Grupo 2), previo a la fecha de inicio del período de transición y balance de apertura en enero 1 de 2015, con el uso del Sistema Advance, el cual contempla la contabilización Fiscal local vigente más la generación de la contabilización para la Norma Internacional Financiera NIIF, en una segunda contabilidad, permitiendo así consultar balances, libros auxiliares y movimiento con dicha distinción

  • Configuración en el PUC para cuentas contables que afectan solo NIIF, norma local y NIIF mismo valor o norma local y NIIF distinto valor
  • Contabilización de Activos fijos con norma NIIF
  • Generación de estados financieros para NIIF
  • Consulta de reportes como Libro Mayor , Auxiliares contables consulta movimiento de cuentas en norma NIIF
  • Y más…

Éste módulo de Advance registra las operaciones que causan aumentos y disminuciones derivados de la venta de bienes y servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (facturas, títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de su Empresa. Cuenta con un módulo o herramienta que le ayuda en la gestión de cobranza de cartera para mantener una “cartera sana”. Cuenta con los reportes necesarios de análisis de edades por vencimiento de cartera muy útil para toma de decisiones en cuentas vencidas.

Administre con éste módulo del Sistema Advance, el conjunto de bienes de propiedad, planta y equipos: Vehículos, maquinaria, equipos, edificios, muebles, terrenos, etc. Manejo de clasificaciones, ubicaciones, responsables, períodos de vida útil, depreciaciones.

DMS S.A. acompaña a las áreas contables de sus Clientes, con la funcionalidad de Advance que incorpora las funciones necesarias para dar cumplimiento con la obligación de entrega a la DIAN de toda la información exógena en medios magnéticos con los requerimientos técnicos respectivos y generando los archivos planos separados por comas (extensión .CSV), de una manera oportuna, fácil y guiada, teniendo en cuenta las novedades que resultaren en cada período fiscal.

Administre con Advance, todas las operaciones que resultan de las compras de de bienes y servicios en términos de crédito, a sus proveedores, registrando en la Contabilidad General el monto adeudado como una obligación corriente en sus respectivas cuentas contables. El Sistema cuenta con ayudas para la planeación de los pagos y reportes de edades para evitar el pago de intereses por moras o indemnizaciones.

Administre el proceso que le permite confrontar, verificar y conciliar los valores que su empresa tiene registrados en los auxiliares de bancos de su sistema de contabilidad general de Advance, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario: Giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. Advance, con el módulo de Conciliación Bancaria, le ayuda a encontrar la causa de las diferencias entre los dos saldos, el de sus libros auxiliares, con el del extracto bancario, de manera automática y precisa.

  • Posibilidad de importar archivo plano con el movimiento enviado por el banco.
  • Conciliación automática entre valores coincidentes.
  • Conciliación manual entre valores diferentes con sumatoria igual.
  • Consulta de movimientos no conciliados.
  • Generación de reporte de los movimientos conciliados y lo pendiente por conciliar

Generación del archivo plano para subir a la página web de los bancos y registrar los pagos realizados en un periodo dado.

  • Posibilidades de generar el reporte para varios bancos y por diferentes conceptos.
  • Generación de la información entre rangos de fechas.
  • Facilidad para seleccionar que registros se desean incluir en el archivo

Analice, con reportes detallados o resumidos generados por Advance, las transacciones por cajas POS y vendedor, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se han contabilizado todas las operaciones de ventas y recibido los pagos respectivos con los saldos que arroja el sistema, frente a lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques, propinas, dinero devuelto, etc. Le ayuda a determinar causas de faltantes o sobrantes que aparezcan durante su análisis, con respecto a la cuenta de control contable.

Tome decisiones oportunas con base en el análisis de las consultas y reportes confiables de los Estados Financieros generados por Advance. Puede contar con toda la información para poder diagnosticar, de manera precisa, la situación financiera de su empresa con la aplicación de los métodos y las técnicas de análisis e interpretación de los estados financieros que utilice, deduciendo el conjunto de medidas y relaciones propias y útiles en la toma de dichas decisiones gerenciales para el logro de la eficiencia y eficacia empresarial.

Con Advance puede obtener una diversidad de reportes para la consulta del movimiento contable como son, entre otros: Libro mayor, Auxiliares contables, Estados Financieros (PYG, Balance General, Estado de resultados), consulta del movimiento de una cuenta, saldos contables detallados por centros de costos y terceros, balance de prueba. Puede también, tener la posibilidad de generar los reportes por rangos de cuentas contables, rango de fechas y rango de centros de costo.

Obtenga con Advance, los reportes de información exógena tributaria, IVA, certificados de retenciones en la fuente, CREE, ICA, IVA, INC (Impuesto Nacional de Consumo) e información sobre pasivos y cuentas por cobrar que se incluyen en las declaraciones de renta o de ingreso y patrimonio. Información especializada solicitada por informantes especiales y sobre otros valores que se lleven a declaraciones de renta y patrimonio.

Gestión comercial

Toda empresa requiere de un medio que exista entre ellos mismos y el consumidor, de esta forma toda la gestión comercial juega un rol importante para la promoción de todo producto, es así como ADVANCE registra una a una las acciones comerciales y registro de datos, para satisfacer las necesidades de las compañías modernas.

Determine para la fuerza de ventas y basado en la planeación estratégica corporativa, las ventas esperadas en bienes y servicios en un período determinado, para medir la productividad del área comercial de su Organización:

  • Poder realizar definiciones por diferentes puntos de venta
  • Configurar presupuestos por grupos de inventarios o un único producto
  • Definiciones por zonas de clientes o formas de pago
  • Posibilidades de definir presupuestos por meses o por rangos de fechas
  • Reportes comparativos entre el presupuesto de ventas y el presupuesto ejecutado
  • Ventas ejecutadas por vendedor vs presupuesto

El área comercial podrá contar con una suite completa de módulos Advance, integrados de manera natural al sistema transaccional ERP, que facilitan la gestión comercial, desde la generación de demanda a cargo del área de MERCADEO, seguida de la administración del proceso de la VENTA y posterior SERVICIO al Cliente

Conoce nuestro CRM aquí

Aumente sus ventas con el uso del módulo de Comercio Electrónico de Advance. Sus clientes fieles y los desconocidos podrán AUTOSERVIRSE, configurando su solución, consultando características, precios, disponibilidad y promociones de los productos y servicios de su portafolio a través de la funciones del “carro de compras” para colocar los pedidos y generar el pago a través de internet.

Conoce nuestro Comercion electrónico aquí

Sistema complementario que se integra al módulo de Inventarios. Asigna diferentes precios a los productos, basado en el porcentaje de utilidad esperado sobre el costo ultimo o promedio de la referencia.

Usa categorías para clasificar los productos y la lista de precios para clasificar a los clientes.

Advance cuenta con una amplia funcionalidad en el sistema, para definir distintos tipos de descuentos a clientes, entre los cuales tenemos:

  • Configurar descuentos por puntos de venta
  • Configurar descuentos por grupos de inventarios o un único producto
  • Configurar descuentos por grupos de inventarios o un único producto
  • Definiciones por zonas de clientes o formas de pago
  • Posibilidades de definir descuentos por meses, por rangos de fechas y por días
  • Descuentos acumulativos
  • Permisos para máximos descuentos permitidos
  • Configuración de descuentos por diferentes conceptos los cuales se pueden escoger en la facturación.
  • Descuentos escalonados los cuales permiten dar beneficios a los clientes según su fidelidad en las compras, por tiempo determinado entre una compra y otra y por cantidades compradas.

Advance cuenta con un manejo especial para armar "combos promocionales" o kits, como también poder marcar en el inventario, ítems en estado de "promoción", que serán mostrados en uno de los "grids" del interfaz de usuario del CRM de Advance

El Sistema de Pedidos de Advance es una poderosa herramienta que facilita la toma de pedidos generados por la fuerza de ventas, el “call center” o a través del módulo de Comercio Electrónico, notificando con alertas automáticas enviadas a través del chat, al equipo de trabajo que debe tomar acciones relacionadas con la validación del pedido, que esté alineado a las prácticas comerciales de la Empresa, aprobaciones por cupos de crédito, preparación de despachos, facturación y entregas. (NOTA: El mismo texto que aparece en la sección: CRM, Pedidos)

El Sistema de facturación de Advance, entre otras, tiene las siguientes funciones y beneficios para los procesos de facturación a crédito y POS, o puntos de venta – Ventas de contado:

Facturación crédito

  • Facturación en otras monedas y contabilización en pesos
  • Convertir la cotización elaborada por el vendedor y aprobada previamente por el supervisor, en factura, luego de que el vendedor ingrese la EVIDENCIA de la aprobación de la cotización, con una nueva actividad definida como “evento” en el CRM de Advance.
  • Facturar manualmente, tomando los datos de los ítems desde el sistema de inventarios del ERP Advance
  • Facturar automáticamente, luego de cerrar un Proyecto en Empresas de servicio de consultoría o asesoría
  • Generar automáticamente, la Cuenta por Cobrar

Facturación POS – Venta de contado

  • Cuando es facturación POS, el sistema de está habilitado para soportar imágenes de los ítems de inventario con el fin de brindar rapidez en la atención al público, utilizando terminales POS con “touch sreem”
  • Impresión de factura en tirilla y actualización del inventario, en línea.
  • Impresión de comandos para restaurantes
  • Manejo de Mesas, para restaurantes
  • Reportes de ventas diarias
  • Para Talleres: El Sistema Advance cuenta con la funcionalidad adecuada para empresas de Servicio de Taller: Gestión de Servicio, comenzando el proceso con la apertura de Órdenes de Servicio, cargue de repuestos, mano de obra y gastos indirectos. Terminado el servicio, revisión y aprobación para convertirla en factura, de manera automática.
  • Para empresas de consultoría: Advance cuenta, dentro de la suite de módulos de Colaboración, con la funcionalidad para gestión de servicios de consultoría: PROYECTOS, al cual se le cargan las horas de asesoría y gastos. Se administran las tareas asignadas, actividades e informes de gestión generados por los consultores, que luego serán facturadas una vez sea cerrada o terminado el respectivo proyecto

El Sistema Advance cuenta con una suite completa de módulos CRM como apoyo para la administración de una “excelente relación con los clientes”, lo cual tiene como propósito lograr Clientes referenciables y ventas nuevas al Cliente “fiel”.

El proceso de fidelización o retención de Clientes, puede verse desde la perspectiva de administración del proceso de servicio al Cliente, resolución de incidentes, entrega de productos a tiempo y de calidad. Para el caso de tiendas con puntos de venta al público – POS: Manejo de Puntos, con el fin de otorgar un incentivo al Cliente para que vuelva a comprar.

Defina en el Sistema Advance, el plan de comisiones comisiones por ventas de contado, ventas a crédito y recaudos, por vendedor y categoría de producto, para sus cálculos automáticos. Los reportes le entregan información de comisiones por vendedor, en un rango de fechas determinada, total de ventas con su valor respectivo de comisión.

Con las posibilidades de registro de los datos de la flotilla de camiones, datos del conductor y costos de fletes, Advance le brinda solución en el proceso de entrega de mercancía a sus clientes

Gestión de compras

Los procesos de compras se encuentran demarcados por operaciones comerciales definidas de acuerdo al tamaño y sector económico de cada empresa. La rentabilidad que obtengamos de un manejo adecuado de los recursos, significará alcanzar mejores utilidades y servicios más eficientes. ADVANCE, le ayudará a alcanzar estos objetivos, mediante la gestión ordenada de cada uno de los pasos implicados para dicho fin:

Consultas de cuentas por pagar, plan de pagos a proveedores, carteras por edades.

Facilidades para realizar solicitudes de compras internas por medio de una requisición, con controles de estado y manejo de aprobaciones.

Sugerido de compras para facilitar la adquisición de nuevas mercancías y mantener abastecida y controlada las bodegas:

  • Facilidades para filtrar información por proveedor o todos los proveedores a los cuales se les haya realizado compras.
  • Filtros por rangos de ítems, por bodegas o grupos de productos.
  • Análisis en ventas de meses anteriores
  • Generación de una orden de compra a partir del sugerido propuesto
  • Posibilidad de crear un pedido de ventas en base a lo sugerido.

Ofrece una planeación y ejecución del proceso de compras para facilitar la optimización de las inversiones y cumplimiento de las metas a nivel de disponibilidad de producto, para de esta forma atender la creciente demanda de inventarios por parte de los clientes:

  • Se comunica con el módulo de Inventarios para conocer stocks, estadísticas y costos.
  • Obtiene del módulo de facturación estadísticas de ventas para determinar necesidades reales del producto.
  • Hace Órdenes de Compra manuales y automáticas.
  • Recepción de Mercancía contra la orden o entrada sin orden.
  • Manejo de Costos Últimos y Costos Promedios de Producto.

Sin Información Disponible

Registro de las importaciones realizadas, condensando así todo el movimiento y transacciones relacionadas con la importación:

  • Realización de importaciones en diferentes monedas
  • Asociación de costos al documento de importación
  • Realización del documento de compra, basándose en la moneda y cambio registrados en el sistema
  • Posibilidad de ingresar datos básicos de la Nacionalización de la mercancía
  • Ingreso datos básicos de la proforma
  • Prorrateo de gastos sobre costo de la mercancía
  • Registro de la declaración de cambio

Gestión de bodegas

ADVANCE sabe que en sus procesos particulares de almacenamiento, debe garantizar el suministro continuo y a tiempo de los materiales y medios de producción requeridos para de esta forma asegurar el servicio y la actividad de forma rítmica e ininterrumpida en sus puntos de venta y/o procesos de manufactura.

  • Controles en la recepción de la mercancía por cantidad mayor, menor o ausente totalmente
  • Opción para ingresar las referencias en una ubicación determinada
  • Ingreso de mercancía en diferentes unidades de medida

Manejo de ubicaciones por bodega, con posibilidad de ingresar la ubicación directamente desde la compra.

Este sistema permite crear y administrar de forma eficiente todos los productos de su empresa. Cuenta con las siguientes características:

  • Creación del producto (código, descripción, precio, IVA, etc.)
  • Referencias por código o serial
  • Ubicación de mercancía
  • Clasificación ABC, mínimos y máximos
  • Integración total con facturación, compras y devoluciones.
  • Código de barras.
  • Lista de precios.
  • Sistema de pedidos, el cual controla despacho de cantidades menores o mayores a entregar
  • Manejo de lotes con sistema FIFO
  • Despachar los pedidos solicitados por los clientes..

Sistema complementario que se integra al módulo de Inventarios:

  • Sistema complementario que se integra al módulo de Inventarios:

Todas las áreas de su empresa integradas, lo que significa mayor eficiencia

Gestión profesional de sus procesos empresariales

Gestión de fabricacion

ADVANCE sabe que un proceso de fabricación óptimo y organizado, permite responder ágilmente a los mercados cambiantes y lo que demandan, de esta forma, quien usa ADVANCE, tendrá la capacidad para ofrecer soluciones oportunas a sus consumidores. A demás, en la medida que lo procesos crecen, nuestro sistema tiene la posibilidad de incorporar nuevas implementaciones, bajo un levantamiento de requerimientos previo y su respectiva negociación, que permitan ajustar el sistema en la medida que las necesidades comerciales se hagan más exigentes, particulares y complejas:

Sin Información Disponible

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Gestión de despachos

La gestión ordenada de un proceso de logística y despachos, es de vital importancia dentro de una empresa con manejo de bodegaje e inventarios, debido a que los procedimientos, algunos más rigurosos que otros, recepción de proveedores, y carga de mercancías; son esencialmente quienes determinan que tan eficientes y como es el servicio que ofrece nuestra empresa.

Sin Información Disponible

Sin Información Disponible

Sistema para cargar en camión la mercancía vendida relacionando las facturas realizadas para ser entregada a su lugar de destino.

Comercio electrónico

Aumente sus ventas con el uso del módulo de Comercio Electrónico de ADVANCE. Sus clientes fieles y los desconocidos podrán AUTOSERVIRSE, configurando su solución, consultando características, precios, disponibilidad y promociones de los productos y servicios de su portafolio a través de la funciones del “carro de compras” para colocar los pedidos y generar el pago a través de internet. Es la propuesta de DMS S.A., para brindarle la posibilidad de que incursione en el mundo del eBusiness, como un nuevo modelo de negocios para su empresa, si aún no ha tenido el recurso tecnológico para lograrlo. Como es ya conocido y demostrado por analistas de industria, el costo de vender por internet, es mucho menor comparado con la atención presencial y la de un “call center”, lo que le da la posibilidad de diseñar campañas agresivas de ventas con precios altanamente competitivos frente a la competencia.

La agrupación y clasificación de los productos y servicios realizados en el módulo de inventarios del ERP Advance, sumado a la facilidad que brinda el cotizador de Advance, son las herramientas que necesita el vendedor (o el comprador por internet), para configurar la solución que necesita el Cliente, ayudándolo a que se ajuste a su presupuesto de inversión.

Mediante el módulo de inventarios del ERP de Advance, puede manejar variadas listas de precios para sus productos y servicios: Por tipo de producto, por tipo de Cliente y por zona geográfica.

El ERP de Advance, le da la tranquilidad con el manejo transaccional de las “compras on-line” (carrito de compras o “shopping cart”), durante la recepción, validación, preparación y entrega de los pedidos, con notificaciones o alarmas automáticas a través del chat de los usuarios del Sistema Advance, a quienes deben llegar los avisos, cada vez que ocurre una nueva venta por internet. El Cliente podrá consultar disponibilidad de productos para su entrega y el estado actual del pedido.

Manejo de chat y citas desde la web.

Sistema que permite a un usuario solicitar autorizaciones ocasionales a funcionalidades que no tiene acceso.

Autorización que se da por una única vez, luego debe ser solicitada de nuevo.

Gestión humana

ADVANCE permite dimensionar correctamente la gestión humana de las personas que integran determinada organización, incluyendo aspectos como la contratación de recursos idóneos para determinadas labores, capacitar a los empleados y proporcionar el ambiente y los mecanismos necesarios para que exista una productividad ideal.

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  • Administración hojas de vida de aspirantes a las diferentes vacantes de la empresa
  • Ingreso de perfiles de cargo, con información de exámenes médicos exigidos por el cargo, pruebas técnicas, entrevistas, implementos de dotación, competencias
  • Procesos de Selección basados en una requisición
  • Registro de actividades en la requisición y cambios de estado automáticos para conocer su proceso
  • Ingreso de vacantes
  • Registro de contrataciones con alerta de nuevos contratos.
  • Programas de formación para los empleados
  • Manejo y control de entregas de material
  • Registro de salud ocupacional
  • Manejo de procesos disciplinarios

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